Pourquoi retrouver un contrat signé prend plus de temps
— L'équipe Mnemetic
Pourquoi un collaborateur met-il parfois plus de temps à retrouver un contrat signé qu'à le produire, et à quoi faut-il veiller quand on confie cette recherche à un outil ?
Un contrat signé prend parfois moins d'une heure à rédiger et plusieurs jours à retrouver. Ce n'est pas un problème de stockage : le fichier existe, quelque part. C'est un problème de structure.
Pourquoi un contrat se perd même quand il existe
signeasy.com décrit trois causes récurrentes : des noms de fichiers incohérents d'un collaborateur à l'autre, plusieurs versions du même contrat qui coexistent sans qu'on sache laquelle est signée, et une dépendance à la mémoire d'une seule personne qui sait où chercher. Quand cette personne est absente ou part de l'entreprise, le contrat devient introuvable pour tous les autres, même si le fichier n'a jamais bougé.
Trois pratiques qui réduisent ce temps sans changer d'outil
Avant d'envisager un nouvel outil, signeasy.com propose trois gestes simples : centraliser les contrats dans un emplacement unique plutôt que dispersés entre boîtes mail et postes individuels, adopter une convention de nommage commune à toute l'équipe, et taguer chaque document dès son enregistrement (client, date, type de contrat) plutôt que d'espérer le retrouver plus tard par le contenu. Ces trois pratiques ne coûtent rien et réduisent déjà la majorité du temps perdu.
Le moment où l'on décide ce qu'un outil a le droit de lire
Quand ces pratiques ne suffisent plus et qu'une PME confie la recherche de ses contrats à un outil, la question qui compte n'est plus seulement la rapidité. signeasy.com souligne l'importance des contrôles d'accès par rôle : un outil de recherche documentaire ne doit pas donner à tout collaborateur la visibilité sur tous les contrats, en particulier ceux qui portent des clauses salariales, des conditions commerciales confidentielles ou des données personnelles. Décider ce que l'outil a le droit de lire, et pour qui, est une décision distincte de celle de l'adopter.
Un outil qui retrouve un contrat en quelques secondes n'a de valeur que s'il le fait pour les bonnes personnes. C'est ce réglage, pas la rapidité de recherche, qui distingue un gain de temps réel d'un risque mal cadré.